Por Carlos R. Fonseca
La mala noticia es que seguramente usted es parte del problema. La buena es que también es parte de la solución. La teoría de gestión de proyectos de tecnologías de la información (IT en inglés) indica que el fracaso de este tipo de proyectos es algo común. Uno de los problemas es que la mayoría de las personas a cargo de la gestión de estos proyectos muchas veces no está familiarizada con esta teoría, o quizás ni siquiera ha tenido antes que supervisar un proyecto de este tipo.
Con esta entrada quiero dejarle algunas recomendaciones útiles para la gestión de su proyecto. Al mismo tiempo, quiero retomar este blog que dejé al empezar una maestría en gestión de proyectos de IT, diseño de experiencias y arquitectura de la información en Dinamarca el año pasado.
Alineamiento con la estrategia del negocio
Lo primero es tener claro qué objetivos del negocio desea que el sistema facilite o mejore, ya sean internos o externos (transacciones, inventarios, pedidos, visibilidad, marketing, reducción de costos y recursos, manejo del conocimiento dentro de la empresa, recaudación de fondos, etc).
Empiece preguntándose de qué manera el proyecto está alineado con la estrategia de negocios de la organización, qué tipo de ahorros y ganancias traerá el sistema, cómo podrá ser utilizada la información del sistema en el futuro, qué oportunidades de mejora concretará. Si incluso un sistema tan básico como un sitio Web corporativo estático no tiene claro estos objetivos, probablemente esté huérfano dentro de la estructura de una organización y en lugar de ser visto como una oportunidad, será visto como un problema o algo que puede posponerse indefinidamente.
Documentación de requerimientos
La teoría es clara, uno de los primeros pasos es redactar una documentación detallada de los requerimientos del sistema, ya sea un sitio Web, una tienda en línea, una plataforma para realizar transferencias bancarias o un software corporativo.
La documentación debe detallar quiénes deberán administrar el sistema, quién deberá ingresar el contenido, quién administrará las claves, cómo se crearán nuevos usuarios, cómo deberán ingresar estos usuarios, características de los diferentes usuarios del sistema, tipo de seguridad del sistema, relación de las identidades en la base de datos... y la lista sigue.
Dependiendo de la complejidad del sistema estos documentos pueden ser bastante extensos y detallados. Lo importante es que es el cliente quien debe de realizar este documento, no la empresa consultora que se encargará de implementarlo. En mi experiencia esto pocas veces se cumple y es el consultor quien debe asumir muchos de estos detalles con resultados poco satisfactorios.
Necesita de un diseñador
La gestión de un proyecto de IT involucra a profesionales de distintas disciplinas. En mi experiencia, las organizaciones se preocupan por buscar primero a un desarrollador o programador. Sin embargo, desde el inicio debe incluir a un diseñador, no sólo para que realice la parte gráfica, sino para que también realice estudios con usuarios, diseñe la arquitectura de la información de la plataforma, el sistema de navegación, las etiquetas y el sistema de búsqueda, la forma en que los usuarios interactuarán con la información, los pasos que deberá seguir un usuario dentro del sistema para completar una consulta, los mensajes de errores que se mostrarán (y cuándo), etc.
El trabajo del diseñador no termina con la entrega de un wireframe o un prototipo interactivo. Antes y después deberá realizar pruebas de usabilidad, eyetracking, card sorting, entre otros estudios.
Muchas de estas metodologías se pueden (y deben) realizar antes de escribir una sola línea de código a través de mockups interactivas. En su mayoría no requieren de tecnologías complejas (por ejemplo, card sorting es una metodología que se puede realizar con tarjetas de papel, y algunos estudios de usabilidad se pueden realizar con wireframes hechos en PowerPoint). Estos estudios pueden ahorrarle mucho dinero y tiempo, validando y encontrando oportunidades de mejora antes de haber invertido en su implementación.
La próxima semana publicaré una segunda parte de esta lista.
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